Job description

Ben jij een echte regelaar en een pro in agenda management? Staat kwaliteit en flexibiliteit bij jou voorop? Dan ga je als Management Assistent/Office Manager bij Oliver James een uitdagende functie tegemoet.

Jij bent het visitekaartje voor onze professionals, klanten en natuurlijk onze collega's! Jij bent het eerste aanspreekpunt op onze locatie in Amsterdam en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Je zorgt ervoor dat onze faciliteiten perfect op orde zijn. Jij bent een belangrijke factor zodat onze collega's elke dag het beste uit zichzelf kunnen halen. Je rapporteert aan drie Business Unit Managers, die je tegelijkertijd ontzorg door het aanbrengen van structuur. Al met al een gevarieerde baan in een internationale en inspirerende organisatie waarbij je verschillende petten op hebt.

De uitdaging:

In deze rol verenig je eigenlijk drie belangrijke rollen: die van Management Assistent, Project Coördinator & Office Manager. Wat ga je precies doen?

• Als Management Assistent support je drie Business Unit Managers bij het stellen van prioriteiten en het opvolgen van deadlines. Denk aan het aanbrengen van structuur in de agenda, plannen van afspraken, beheren van de mailbox en ondersteunende taken;
• Als het om het reilen en zeilen op kantoor gaat, vloeit je rol als Management Assistent moeiteloos over naar die van Office Manager. Jij zorgt ervoor dat het kantoor er verzorgd uitziet, bezoek plezierig wordt ontvangen en de eerste indruk goed is;
• Administratieve zaken zoals het beantwoorden en doorverbinden van de centrale telefoon, post en mailafhandeling, controle van facturen, creditcarduitgaven en inboeken van meeting rooms
• Je zal (internationale) teamuitjes, groepsactiviteiten zoals sportlessen, vrijdagmiddagborrel en Benelux evenementen (2x per jaar) organiseren.
• Project Coördinator ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van belangrijke meetings, presentaties, het notuleren en de follow-up bewaken van actiepunten van onze leadership meetings;

Dit neem je mee:

Is bij jou het glas altijd halfvol? Beschik jij over een dienstverlenend, empathisch vermogen, heb jij sterke organisatorische vaardigheden en kun je snel schakelen, dan ben jij de juiste kandidaat voor ons! Verder neem jij het volgende mee;

• Minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar in een rol als Front Office medewerker, Executive Assistant of Office Assistent;
• Kennis van Microsoft Office pakketten (Teams, Planner, Outlook, Excel etc.)
• Je hebt een nauwkeurige werkwijze en je kunt goed omgaan met gevoelige informatie;
• Je bent in staat om effectief prioriteiten te stellen;
• Er komen veel ad hoc werkzaamheden je af. Karaktereigenschappen zoals flexibel, oplossingsgericht, stressbestendig passen hier goed bij;
• Uiteraard heb je sterke communicatieve vaardigheden en een zeer goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk.

Wat wij bieden:

• Allereerst de kans om met ons mee te groeien in een gedreven, professionele werkomgeving met onbeperkte mogelijkheden;
• Uitzicht op vast contract;
• Functie voor 40 uur per week;
• Een goed basissalaris met een kwartaal bonus;
• 25 vakantiedagen (waarvan 20 vrij inzetbaar) en bij elke promotie krijg je er een extra vakantiedag bij!;
• Reiskostenvergoeding;
• Sportabonnement vergoeding;
• High performance coaching om het maximale uit jezelf te halen;
• Leuke incentives zoals onze lunchclub, vrijdagmiddagborrel, Michelinsterren restaurants & tripjes naar o.a. Dublin, Madrid& Flachau;
• Verschillende werkevents met je Benelux collega's zoals onze jaarlijkse Summerparty & Kerstgala;
• En aan de praktische kant krijg je uiteraard van ons een laptop.

Wie bieden nog meer om de echte sportersmentaliteit te creëren binnen Oliver James!

Bij ons geloven we in het feit dat vitaliteit meer is dan een work-out en moedigen gezond gedrag altijd aan met

• Extra lunchtijd om te sporten
• Elke week padellen met je collega's
• 1x per maand groepsles bij Saint & Stars
• Sociale sport evenementen zoals business voetbal en hockey toernooi
• Georganiseerde runs (zoals de Zuidas run en Amstel Gold Race)
• Een abonnement op Headspace (mindfulness app voor ontspanning)

Waar zitten we?

We zijn gevestigd in de hoogste Amsterdamse toren, in de Rembrandttoren op de 15e verdieping met een prachtig uitzicht over de Amstel. Wij bieden een hybride werksetting. Bij een fulltime werkweek zien we je graag 4 dagen op kantoor en 1 dag werk je vanuit huis (woensdag is onze thuiswerkdag).

Wie wij zijn:

In 2002 is de organisatie opgericht door Oliver & James in het Verenigd Koninkrijk. Door de juiste professionals te binden aan onze klanten zijn we uitgegroeid tot een gespecialiseerde en erkende recruitmentorganisatie. Met inmiddels 14 vestigingen in businesshubs zoals Londen, Milaan, New York, Singapore & Hong Kong bieden wij onze klanten toegang tot flexibele en structurele personeelsoplossingen in de vakgebieden Finance & Risk, Commercial Banking & Insurance, Technology & Change, Compliance, Legal & HR.

We blijven ondernemen en groeien. Met inmiddels 80 mensen in Nederland blijft onze corebusiness en kracht onze mensen. Elk team binnen Oliver James is een samenstelling van individuen waar ieder in zijn kracht staat en waar we op een inclusieve manier met elkaar samenwerken. Met een grote focus op het herkennen en ontwikkelen van talent begeleiden we professionals naar de volgende fase in hun carrière. Ondernemerschap, high performance, zelfontwikkeling een gestructureerde en resultaatgerichte aanpak vormt het DNA van onze organisatie.

Heeft dit je nieuwsgierigheid gewekt, of ben (ken) jij de perfecte kandidaat? Mail de Talent Acquisition Manager, ook voor al je vragen m.b.t. de vacature: simone.albinus@oliverjames.com.