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Office Manager - Frankfurt

Office Manager - Frankfurt

Job Title: Office Manager - Frankfurt
Location: Frankfurt
Industry:
Start Date: ASAP
Job Published: March 26, 2018 16:30

Job Description

Oliver James Associates ist ein am internationalen Markt etabliertes Personalberatungsunternehmen, das sich auf die Suche und Auswahl von Spezialisten in der Finanzdienstleistungsbranche sowie Industrieunternehmen fokussiert hat und bietet ein breites Spektrum an Lösungen zur Personalbeschaffung.

Wir wachsen weiter und suchen für unseren Standort in Frankfurt zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (w/m).

Als Office Manager sind Sie der Punkt, an dem alle Fäden zusammenlaufen und repräsentieren unser Haus gegenüber Besuchern und Gästen. Durch Ihre zentrale Position im Büro prägen Sie nachhaltig die Büroatmosphäre, sind erste Kontaktperson für unser Back Office und bilden die Schnittstelle zu unserem Headquarter in England.

Mit ihrem Organisationsgeschick sorgen Sie nicht nur für den administrativen Rahmen für unser Tagesgeschäft, sondern übernehmen auch Sonderaufgaben, die im Zuge des weiteren Aufbaus unserer Niederlassung anfallen.

Ihr Bereich…

  • Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Mitarbeiter und Besucher bei verschiedenen Themen inklusive Empfang und Bewirtung der Gäste
  • Koordination von Meetings und Telefonkonferenzen, sowie Kalenderverwaltung
  • Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Organisation von Geschäftsreisen sowie Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen
  • Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern inklusive Bestellwesen, Beschwer­de­ma­nage­ment und Rech­nungs­prüfung
  • Verantwortung für die Planung des Bürobudgets inklusive Kostenkontrolle und -analyse sowie Einhaltung von Qualitätsstandards
  • Erstellung von Management-Reports und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung
  • Onboarding von neuen Mitarbeitern (Arbeitsplatz, Einführung, Telefonanlage, IT-Zugänge etc.)
  • Lokale Sonderprojekte (z.B. Umzug, internationale Aufgabenstellungen, Unterstützung Management am Standort, Fuhrparkmanagement)
  • Dokumentenmanagement
  • Effizientes Management des Tagesgeschäfts und allgemeine Büroorganisation

Das bringen Sie mit…

  • Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches (FH) Studium mit Schwerpunkt Personal oder eine vergleichbare Qualifikation durch einschlägige Aus- & Weiterbildung
  • Fundierte Erfahrung im Office Management eines Wirtschaftsunternehmens
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
  • Erfahrung in der professionellen Erstellung von Präsentationen und Management Reports
  • Selbständige, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
  • Hohe Einsatzbereitschaft, Organisationsstärke, Flexibilität und Teamfähigkeit
  • Sehr gute, in der Praxis erprobte Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Souveränes und repräsentatives Auftreten – Kunden und Geschäftspartnern begegnen Sie stilvoll, kultiviert und verbindlich

Das können Sie erwarten…

  • Eine interessante und abwechslungsreiche Position mit Raum für Eigeninitiative und persönliche Weiterentwicklung
  • Einen modernen Arbeitsplatz in einem international tätigen Unternehmen
  • Leistungsgerechte Vergütung sowie attraktive Zusatzleistungen
  • Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Festanstellung

Sie freuen sich darauf, in einem professionellen und dynamischen Unternehmensumfeld zu arbeiten und bewahren auch in arbeitsintensiven Phasen einen kühlen Kopf? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres angestrebten Eintrittstermins. Weitere Informationen zu Ihrem Einstieg finden Sie unter www.ojassociates.de.